Terms & services

Artikel 1. Toepasselijkheid algemene voorwaarden

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen Z Eventz  (hierna te noemen “Opdrachtnemer”) en Opdrachtgever.

1.2 Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden nietig blijkt te zijn of wordt vernietigd, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen zullen in dat geval een nieuwe bepaling overeenkomen die zoveel mogelijk aansluit bij hun oorspronkelijke bedoeling.

1.3 Eventuele algemene voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Artikel 2. Offerte, informatie en inschakeling derden

2.1 Alle aanbiedingen, prijsopgaven en kostenramingen van Opdrachtnemer zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

2.2 Alle door Opdrachtnemer verstrekte informatie en specificaties zijn bij benadering, tenzij schriftelijk anders is aangegeven.

2.3 Opdrachtnemer heeft het recht om derden in te schakelen voor de uitvoering van de opdracht.

2.4 Als een aanbieding van Opdrachtnemer niet binnen 14 dagen na schriftelijke opdracht of bevestiging per e-mail wordt gevolgd, vervalt deze aanbieding.

2.5 Opdrachtnemer behoudt het recht om een gedane bestelling of opdracht te herroepen, zelfs na aanvaarding door Opdrachtgever, mits dit onverwijld na ontvangst van de aanvaarding gebeurt.

Artikel 3. Verplichtingen Opdrachtgever

3.1 Opdrachtgever dient voor eigen kosten te zorgen voor voldoende veiligheidsmaatregelen op de locatie waar de opdracht wordt uitgevoerd, inclusief de veiligheid van artiesten, medewerkers en bezoekers. Opdrachtnemer kan aanvullende eisen stellen als de omstandigheden dat vereisen.

3.2 Opdrachtgever dient alle risico’s met betrekking tot de opdracht te verzekeren, inclusief werkzaamheden van derden en eventuele aansprakelijkheid. Opdrachtgever dient ook de benodigde verzekeringen af te sluiten, zoals aansprakelijkheidsverzekeringen.

3.3 Opdrachtgever dient alle noodzakelijke informatie voor de uitvoering van de opdracht tijdig aan Opdrachtnemer te verstrekken en staat in voor de juistheid en volledigheid van deze informatie.

3.4 Opdrachtgever heeft geen recht op schadevergoeding als zij niet voldoet aan haar verplichtingen zoals vermeld in artikel 3.1 en 3.2, en Opdrachtnemer daarom de opdracht geheel of gedeeltelijk annuleert of als Opdrachtnemer schriftelijk waarschuwt en Opdrachtgever toch wil doorgaan.

3.5 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de vergoedingen voor het gebruik van intellectuele eigendomsrechten van derden, zoals auteursrechten.

3.6 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de benodigde toestemmingen en vergunningen, evenals onderzoek hiernaar.

3.7 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van door haar ingeschakelde derden bij de opdracht, zoals bezoekers van een evenement.

3.8 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor eventuele fiscale consequenties en betalingen ten gevolge van de Werkkostenregeling (WKR) en vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden.

Artikel 4. Verantwoordelijkheid van de Dienstverlener

4.1 Z Eventz behoudt zich het recht voor om bij de uitvoering van opdrachten externe partijen in te schakelen.

4.2 Z Eventz aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade van welke aard dan ook die ontstaat als gevolg van onjuiste en/of onvolledige informatie verstrekt door of namens de Opdrachtgever.

4.3 Z Eventz is uitsluitend aansprakelijk voor schade onder de volgende voorwaarden: (i) indien de schade gedekt is door haar aansprakelijkheidsverzekering, beperkt tot het bedrag dat door de verzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico, of (ii) in geval van opzettelijk wangedrag of grove nalatigheid door Z Eventz of een van haar leidinggevenden.

4.4 Indien er geen sprake is van opzettelijk wangedrag of grove nalatigheid, en de verzekering niet uitkeert, maar toch aansprakelijkheid van Z Eventz wordt vastgesteld, is deze aansprakelijkheid beperkt tot directe schade, waarbij aansprakelijkheid voor indirecte schade uitdrukkelijk wordt uitgesloten, met een maximum van € 25.000,-.

4.5 Z Eventz is niet verantwoordelijk voor schade veroorzaakt door tekortkomingen of onrechtmatig gedrag of nalatigheid van uitvoerende dienstverleners en/of leveranciers, inclusief hun personeel, die Z Eventz heeft ingeschakeld voor de uitvoering van een deel van de overeenkomst.

4.6 Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden tegen Z Eventz, ongeacht de grondslag, dienen schriftelijk te worden ingediend bij Z Eventz binnen 12 maanden nadat de Opdrachtgever op de hoogte werd gesteld of redelijkerwijs op de hoogte had kunnen zijn van dergelijke vorderingen, anders komen deze te vervallen.

4.7 De Opdrachtgever vrijwaart Z Eventz tegen claims van derden, waaronder maar niet beperkt tot deelnemers en bezoekers, die schade lijden in verband met de uitvoering van de opdracht.

4.8 Alle adviezen die Z Eventz verstrekt, zijn vrijblijvend en de Opdrachtgever draagt het volledige risico en de kosten van het opvolgen ervan.

4.9 Z Eventz is niet verantwoordelijk voor de aanwezigheid van deelnemers bij het betreffende evenement.

4.10 Z Eventz aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade aan goederen die door de Opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld. De Opdrachtgever dient te zorgen voor een passende verzekering.

Artikel 5. Klachten

Alle klachten dienen schriftelijk te worden ingediend bij Z Eventz binnen 30 dagen nadat ze bekend zijn geworden of redelijkerwijs bekend hadden kunnen zijn, op straffe van verval.

Artikel 6. Overmacht

Onder omstandigheden die buiten de controle van Z Eventz vallen en die van dien aard zijn dat de uitvoering van de overeenkomst redelijkerwijs niet meer of niet volledig kan worden verwacht (waaronder, maar niet beperkt tot, extreem weer, intrekking van vergunningen, nationale rouw en pandemie), behoudt Z Eventz het recht om de opdracht geheel of gedeeltelijk te ontbinden en/of de uitvoering ervan op te schorten, zonder enige verplichting tot schadevergoeding. Z Eventz behoudt in dit geval het recht op vergoeding (waaronder, maar niet beperkt tot, kosten voor ingeschakelde derden). Z Eventz raadt de opdrachtgever aan zich tegen deze risico’s te verzekeren.

Artikel 7. Prijs, Betaling en Annulering

7.1 De overeengekomen prijs (opdrachtsom) is exclusief BTW en eventuele andere overheidsheffingen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7.2 Eventuele wijzigingen in de oorspronkelijke opdracht, inclusief meerkosten, die door of namens de opdrachtgever worden aangebracht en die leiden tot hogere kosten dan oorspronkelijk aangegeven in de prijsopgave, worden aan de opdrachtgever in rekening gebracht.

7.3 Na acceptatie van het aanbod door de opdrachtgever, stuurt Z Eventz een factuur voor minimaal 75% van het totaalbedrag, nadat een ondertekende kopie van het bevestigingsformulier is ontvangen. Deze factuur moet door de opdrachtgever worden voldaan binnen 21 dagen na de factuurdatum en uiterlijk vóór de datum van het evenement. Indien dit niet gebeurt, kan de toegang tot het evenement worden ontzegd.

7.4 Op verzoek van Z Eventz moet de opdrachtgever te allen tijde zekerheid stellen voor de betaling van al hetgeen verschuldigd is.

7.5 Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, moet betaling plaatsvinden binnen de betalingstermijn vermeld op de factuur. De betalingstermijn geldt als een strikte termijn. De opdrachtgever heeft niet het recht enige betaling op te schorten of te verrekenen.

7.6 Indien er binnen de betalingstermijn geen betaling is ontvangen, wordt de opdrachtgever van rechtswege in verzuim gesteld. In dat geval is de opdrachtgever wettelijke handelsrente verschuldigd (waarbij een deel van de maand als een volledige maand wordt beschouwd), evenals buitengerechtelijke incassokosten van 15% van het hoofdbedrag, met een minimum van € 350,-.

7.7 De opdrachtgever heeft het recht om de opdracht uitsluitend schriftelijk te annuleren. Bij annulering zijn de volgende kosten verschuldigd aan Z Eventz:

a) Tot 9 maanden voor aanvang: 30% van de volledige opdrachtsom zoals op dat moment geldt.
b) Tussen 9 en 6 maanden voor aanvang: 50% van de volledige opdrachtsom zoals op dat moment geldt.
c) Tussen 6 en 3 maanden voor aanvang: 65% van de volledige opdrachtsom zoals op dat moment geldt.
d) Tussen 3 en 2 maanden voor aanvang: 75% van de volledige opdrachtsom zoals op dat moment geldt.
e) Tussen 2 en 1 maand voor aanvang: 85% van de volledige opdrachtsom zoals op dat moment geldt.
f) Tussen 1 maand voor aanvang en de dag van het evenement zelf: 100% van de volledige opdrachtsom zoals op dat moment geldt. De opdrachtsom omvat de in de overeenkomst vermelde opdrachtsom plus eventuele latere wijzigingen.

7.8 Annulering is ook van toepassing als het aantal deelnemers meer dan 10% afwijkt van het gereserveerde aantal bij de definitieve boeking.

7.9 Tot tien werkdagen voor het evenement kan het definitieve aantal deelnemers worden doorgegeven met een maximale afwijking van 10% naar beneden. Dit aantal geldt als het definitieve aantal voor de eindfactuur. Bij een vermindering van het aantal deelnemers (met een maximale afwijking van 10%) wordt het variabele kostendeel op de eindfactuur verminderd. Als het aantal deelnemers op de dag van uitvoering hoger is dan het doorgegeven aantal, wordt dit tegen de afgesproken prijs per persoon bijgefactureerd.

7.10 Als de schade voor Z Eventz op het moment van annulering hoger is dan de annuleringsvergoeding zoals vermeld in artikel 7.5 van deze algemene voorwaarden, moet de opdrachtgever dit hogere bedrag vergoeden aan Z Eventz.

Artikel 8. Beëindiging en Ontbinding

 8.1 Opdrachtnemer behoudt het recht om de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden door middel van een schriftelijke verklaring, zonder verdere ingebrekestelling, in de volgende gevallen:

– Opdrachtgever komt in verzuim met de nakoming van een of meerdere verplichtingen uit de overeenkomst.
– Opdrachtgever wordt failliet verklaard, vraagt (voorlopige) surseance van betaling aan, valt onder de wet Schuldsanering Natuurlijke personen, staakt zijn/haar bedrijfsactiviteiten, liquideert zijn/haar bedrijf, heeft beslag gelegd op een aanzienlijk deel van zijn/haar vermogen, of draagt zijn/haar bedrijf over aan derden.

8.2 Beëindiging bij Verkoop van Tickets voor Bijzondere Evenementen

Bij de losse verkoop van tickets voor arrangementen tijdens bijzondere evenementen zoals De Kerstfair en Koningsdag heeft opdrachtnemer het recht om de overeenkomst te ontbinden indien er onvoldoende tickets voor een arrangement zijn verkocht. Het aantal tickets dat als ‘onvoldoende’ wordt beschouwd, wordt bepaald door opdrachtnemer. In geval van ontbinding door opdrachtnemer wordt een passend alternatief arrangement aangeboden, of de opdrachtgever kan ervoor kiezen het betaalde bedrag voor de tickets terug te ontvangen op zijn/haar rekening.

8.3 Risico bij Ontbinding

Bij ontbinding blijft het risico van reeds geleverde zaken bij Opdrachtgever. De zaken staan ter beschikking van Opdrachtnemer en dienen door Opdrachtnemer te worden afgehaald.

8.4 Betalingsverplichting bij Ontbinding

Indien Opdrachtnemer (of een door haar ingeschakelde derde) op het moment van ontbinding (waaronder ontbinding en opschorting zoals beschreven in artikel 6) al prestaties heeft geleverd ter uitvoering van de overeenkomst, blijven deze prestaties en de betalingsverplichting van Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer onverminderd van kracht. Bedragen die Opdrachtnemer heeft gefactureerd vóór de ontbinding of bedragen die Opdrachtnemer na de ontbinding zal factureren in verband met prestaties die zij voorafgaand aan de ontbinding heeft verricht of geleverd, blijven dus onverminderd verschuldigd en worden direct opeisbaar bij ontbinding.

Artikel 9. Bepalingen met betrekking tot COVID-19

9.1 Zolang er overheidsmaatregelen vanwege COVID-19 van kracht zijn, zal Z Eventz er alles aan doen om evenementen te organiseren in overeenstemming met de richtlijnen van het RIVM. Desondanks blijft de opdrachtgever eindverantwoordelijk voor het naleven van deze RIVM-richtlijnen door hun gasten. Z Eventz kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele gevolgen van COVID-19 die tijdens het evenement worden opgelopen.

9.2 De organisator zal voorafgaand aan het evenement communiceren over de genomen maatregelen, waarbij alle gezondheidsregels worden besproken.

9.3 Boetes die voortvloeien uit het niet naleven van de RIVM-richtlijnen zijn de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever, tenzij dit te wijten is aan opzet of grove schuld van de organisator.

9.4 In het geval dat het evenement niet kan plaatsvinden vanwege COVID-19, biedt de organisator de volgende opties aan:
– Verplaatsing van het geplande evenement naar een nader te bepalen datum binnen 1 jaar na de oorspronkelijke uitvoeringsdatum. Dit kan afhankelijk zijn van de voorwaarden van de betrokken leveranciers, inclusief eventuele aanbetalingen en verplaatsingskosten.
– Annulering van het evenement tegen de werkelijke kosten op dat moment, met een minimum van 25% annuleringskosten.

9.5 Als de opdrachtgever besluit het evenement te annuleren terwijl het volgens de richtlijnen wel zou kunnen doorgaan, zijn de gebruikelijke annuleringsvoorwaarden van toepassing, zoals vermeld in artikel 7 van onze algemene voorwaarden.

Artikel 10. Intellectuele eigendomsrechten

10.1 Z Eventz is exclusief rechthebbende of zal rechthebbende worden van alle bestaande en toekomstige intellectuele eigendomsrechten (waaronder maar niet beperkt tot auteursrechten) die voortvloeien uit of rusten op werken die Z Eventz ontwikkelt of laat ontwikkelen in het kader van de opdracht. De opdrachtgever krijgt gedurende de opdrachtperiode een gebruiksrecht op deze werken.

10.2 De opdrachtgever garandeert dat hij de intellectuele eigendomsrechten van derden zal respecteren. Als Z Eventz door het handelen of nalaten van de opdrachtgever inbreuk maakt op intellectuele eigendomsrechten van derden, zal de opdrachtgever Z Eventz, haar werknemers en eventueel ingeschakelde derden op het eerste verzoek vrijwaren.

10.3 Door materialen of werken ter beschikking te stellen aan Z Eventz in het kader van de opdracht, verleent de opdrachtgever onvoorwaardelijke toestemming aan Z Eventz om deze materialen en werken op elke mogelijke manier te gebruiken, voor zover dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de opdracht.

10.4 De opdrachtgever en derden die deel uitmaken van de opdracht zijn gemachtigd om geluid-, foto- en/of beeldopnamen van het evenement te maken, tenzij Z Eventz schriftelijk anders heeft bepaald. Het gebruik van deze opnamen in interne en externe communicatie-uitingen is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Z Eventz.

10.5 De opdrachtgever zal te allen tijde respect hebben voor eventuele rechten van derden op objecten, materialen, werken, uitvoeringen, ideeën, voorstellen, concepten of methoden die worden gebruikt in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Eventuele licentievergoedingen voor (verdere) gebruik van deze objecten, materialen, werken, uitvoeringen, ideeën, voorstellen, concepten of methoden, inclusief maar niet beperkt tot vorderingen van collectieve incasso-organisaties zoals BUMA/STEMRA en SENA, zijn niet inbegrepen in het honorarium, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, en komen voor rekening van de opdrachtgever.

10.6 Z Eventz is gemachtigd om geluid-, foto- en/of beeldopnamen van het evenement te maken, tenzij de opdrachtgever schriftelijk anders heeft bepaald. Het gebruik van deze opnamen in interne en externe communicatie-uitingen is toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Z Eventz, tenzij anders is overeengekomen.

Artikel 11: Verwerking van Persoonsgegevens

11.1 In geval van persoonsgegevensverwerking door Z Eventz ten behoeve van haar opdrachtgevers, zijn naast de Algemene Verkoopvoorwaarden de volgende bepalingen van toepassing.

11.2 De termen zoals gebruikt in deze bepalingen hebben de betekenis zoals toegekend door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of zoals vastgesteld in de relevante jurisprudentie.

11.3 Bij de verwerking van persoonsgegevens kan de opdrachtgever worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Als de opdrachtgever persoonsgegevens namens een derde partij verwerkt, treedt Z Eventz op als verwerker of subverwerker, afhankelijk van de rol van de opdrachtgever.

Artikel 12: Doeleinden van de Gegevensverwerking

12.1 Z Eventz zal persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor de uitvoering van de overeenkomst en voor doeleinden die daarmee redelijkerwijs verband houden, of voor doeleinden die met de toestemming van de betrokkene zijn vastgesteld.

12.2 Z Eventz zal alle categorieën persoonsgegevens verwerken die betrekking hebben op de uitvoering van de overeenkomst of die op andere wijze aan Z Eventz zijn verstrekt. In geval van verwerking van bijzondere persoonsgegevens dient de opdrachtgever Z Eventz hiervan vooraf op de hoogte te stellen, en zullen beide partijen in overleg bepalen of aanvullende maatregelen vereist zijn.

12.3 Z Eventz heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen van de persoonsgegevensverwerking. Z Eventz neemt geen onafhankelijke beslissingen over de ontvangst, het gebruik, de verstrekking aan derden en de duur van de gegevensopslag.

12.4 De opdrachtgever zal, indien vereist door de AVG, een gegevensverwerkingsregister bijhouden en vrijwaart Z Eventz van alle aanspraken en vorderingen die voortvloeien uit het niet naleven van deze registerplicht.

Artikel 13: Verdeling van Verantwoordelijkheid

13.1 Z Eventz is niet verantwoordelijk voor persoonsgegevensverwerkingen die buiten het kader van de overeenkomst vallen, waaronder maar niet beperkt tot de verzameling van persoonsgegevens door de opdrachtgever, verwerkingen voor doeleinden die niet aan Z Eventz zijn gemeld, verwerkingen door derden, of voor andere doeleinden.

13.2 De opdrachtgever staat ervoor in dat de inhoud, het gebruik en de opdrachten met betrekking tot persoonsgegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op de rechten van derden. Zakelijke opdrachtgevers vrijwaren Z Eventz voor alle aanspraken van derden voortvloeiend uit het niet voldoen aan voornoemde garanties door de opdrachtgever.

13.3 De verplichtingen van de opdrachtgever volgens deze bepalingen zijn ook van toepassing op personen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van de opdrachtgever, zoals werknemers of derden die namens hen zijn ingeschakeld.

Artikel 14: Doorgifte van Persoonsgegevens

14.1 Z Eventz verwerkt persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte. Op verzoek van de opdrachtgever kan Z Eventz toestemming krijgen voor de verwerking van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte, in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.

14.2 Z Eventz zal op verzoek van de opdrachtgever informatie verstrekken over de landen waarheen persoonsgegevens worden doorgegeven.

Artikel 15. Inzet van Subverwerkers

15.1 Z Eventz verkrijgt toestemming van de Klant om, in het kader van de Overeenkomst en de daarin genoemde verwerking van persoonsgegevens, subverwerkers in te schakelen.

Z Eventz zal de Klant op verzoek op de hoogte stellen van de subverwerkers die zij inschakelt.

15.2 In het geval dat Z Eventz van plan is nieuwe subverwerkers in te schakelen voor de verwerking van persoonsgegevens, zal Z Eventz de Klant hiervan vooraf op de hoogte stellen. De Klant heeft dan twee weken de tijd om schriftelijk bezwaar te maken tegen deze voorgenomen inzet. Als de Klant binnen de genoemde twee weken geen bezwaar maakt, wordt dit beschouwd als goedkeuring.

15.3 De Klant zal zijn toestemming om andere subverwerkers in te schakelen niet onredelijk weigeren, waarbij Z Eventz zich inspant om de subverwerker op zijn minst dezelfde verplichtingen op te leggen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens als tussen de Klant en Z Eventz zijn overeengekomen.

Artikel 16. Verzoeken van Betrokkenen

16.1 Als een betrokkene direct een verzoek met betrekking tot zijn persoonsgegevens aan Z Eventz richt, zal Z Eventz dit verzoek binnen een redelijke termijn doorsturen naar de Klant. Z Eventz kan de betrokkene hiervan op de hoogte stellen.

16.2  zal rechtstreeks aan de betrokkene antwoorden indien dit wettelijk verplicht is of als Z Eventz op grond van de AVG een zelfstandige verantwoordelijkheid heeft.

16.3 Z Eventz behoudt zich het recht voor om de kosten voor het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen aan de Klant door te berekenen.

Artikel 17. Toepasselijk Recht en Bevoegde Rechter

17.1 Op alle juridische relaties tussen Z Eventz en de Klant is het Nederlands recht van toepassing. Uitsluitend de rechtbank van het arrondissement waarin a is gevestigd, is bevoegd Z Eventz geschillen tussen de partijen te beslechten.